Assinatura eletrônica: validade e testemunhas

Sim, a assinatura eletrônica tem validade em contratos. A regra geral é que o contrato não depende de forma especial, salvo quando a lei exige (Código Civil, art. 107), e a legislação admite outros meios de comprovar autoria e integridade além do certificado ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 2º). Desde 2023, o contrato eletrônico pode ser título executivo sem testemunhas, quando a integridade é conferida por provedor de assinatura (CPC, art. 784, § 4º).

Onde está o risco

O risco quase nunca é a assinatura eletrônica "não valer". O risco é a empresa não conseguir provar, anos depois, quem assinou, quando e qual versão do documento. Quem nega a assinatura costuma alegar que não reconhece o e-mail, que o celular não era seu ou que o arquivo foi alterado. Nesse momento, o que decide é a qualidade das evidências guardadas.

Como funciona: os três tipos de assinatura

A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis (art. 4º). Essa classificação foi criada para as interações com o poder público, e a própria lei diz que esse capítulo não se aplica às relações entre particulares (art. 2º, parágrafo único, II, "a"). Ainda assim, ela é a referência mais usada para entender o grau de confiança de cada assinatura.

• Simples. Identifica o signatário ou associa dados a outros dados dele. Exemplos: aceite por e-mail, clique em "concordo" com login, assinatura por link com confirmação por código.
• Avançada. Usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação, ligado ao signatário de forma única, sob controle exclusivo dele, e que permite detectar qualquer alteração posterior. É o caso de boa parte das plataformas de assinatura que combinam e-mail, código por SMS, documento e selfie, e registram o histórico com código de integridade.
• Qualificada. Usa certificado digital ICP-Brasil (o "e-CPF" ou "e-CNPJ"). É o nível de maior confiança: as declarações em documento assinado assim presumem-se verdadeiras em relação aos signatários (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 1º).

Dois conceitos ajudam a ler o relatório da plataforma:

• Integridade. Mostra que o documento não mudou depois de assinado. Normalmente é feita por um código chamado hash, que muda se uma vírgula for alterada.
• Autoria. Mostra quem assinou: e-mail, telefone, documento, IP, geolocalização, data e hora.

Quando cada tipo basta: tabela de decisão

Passo a passo para assinar contratos eletronicamente com segurança

1. Escolha uma plataforma que gere relatório de evidências. Ele deve registrar e-mail, telefone, IP, data e hora de cada assinatura e o código de integridade do documento.
2. Inclua no contrato uma cláusula de aceite do meio eletrônico. As partes declaram que reconhecem a validade da assinatura pela plataforma escolhida. Isso aproveita a regra da MP 2.200-2/2001, art. 10, § 2º.
3. Use mais de um fator de autenticação. E-mail mais código por SMS ou WhatsApp, e documento com selfie quando o valor ou o risco justificarem.
4. Confirme os dados do signatário antes de enviar. E-mail e telefone corretos e, no caso de empresas, quem tem poderes para assinar pelo contrato social ou por procuração.
5. Guarde o arquivo original assinado e o relatório. A cópia impressa ou o print não carregam o código de integridade. Arquive o PDF original e o relatório no mesmo lugar.
6. Defina quando usar certificado ICP-Brasil. Por exemplo: contratos acima de determinado valor, contratos com fiança, hipoteca ou outra forma de segurança, ou quando a outra parte tem histórico de contestação.
7. Evite misturar formas. Se uma parte assina no papel e outra eletronicamente, a prova de integridade fica mais frágil. Prefira o mesmo meio para todos os signatários.

Testemunhas: quando ainda importam

O contrato particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas é título executivo extrajudicial (CPC, art. 784, III). Isso permite cobrar diretamente, sem passar por uma ação para reconhecer a dívida (veja Cliente inadimplente: como cobrar do protesto à execução). Em 2023, a Lei 14.620 incluiu o § 4º no art. 784: nos títulos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, e as testemunhas são dispensadas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura.

Na prática, as testemunhas continuam úteis quando o documento não tem essa verificação de integridade, por exemplo uma imagem escaneada de assinatura colada no PDF. Incluir testemunhas não custa quase nada e pode evitar discussão sobre a força executiva do contrato. Se houver testemunhas, elas também devem assinar pela plataforma, com identificação.

Erros comuns

• Confundir assinatura eletrônica com imagem da assinatura. Colar a rubrica escaneada não gera prova de autoria nem de integridade. Use uma plataforma de assinatura.
• Guardar só a cópia impressa. Sem o arquivo original, o código de integridade se perde. Arquive o PDF assinado e o relatório.
• Não conferir quem assina pela empresa. A assinatura pode ser válida e o signatário não ter poderes. Verifique o contrato social ou a procuração.
• Usar o mesmo e-mail para várias pessoas. E-mails genéricos (contato@, financeiro@) enfraquecem a prova de autoria. Prefira o e-mail pessoal corporativo do signatário.
• Ignorar exigências de forma. Alguns atos exigem escritura pública ou nível específico de assinatura perante órgãos e registros. Confira antes de assinar.
• Não prever o meio eletrônico no contrato. Sem cláusula de aceite, a outra parte pode questionar a plataforma usada. Inclua a cláusula em todos os modelos.

Checklist

Perguntas frequentes

Assinatura eletrônica sem certificado digital tem validade? Sim. A MP 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovação da autoria e da integridade, inclusive certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento é oposto. O que muda é o peso da prova: com ICP-Brasil, há presunção de veracidade; sem ela, a prova vem das evidências da plataforma.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? "Assinatura digital" costuma ser usada para a assinatura com certificado ICP-Brasil, a chamada qualificada. "Assinatura eletrônica" é o gênero, que inclui também a simples e a avançada.

Contrato assinado eletronicamente precisa de testemunhas? Não para ser válido. As testemunhas importam para o contrato ser título executivo. Desde a Lei 14.620/2023, elas são dispensadas quando a integridade do documento eletrônico é conferida por provedor de assinatura.

Assinatura pelo gov.br vale para contratos entre empresas? Entre particulares, ela pode ser usada se as partes aceitarem o meio, como qualquer outra assinatura eletrônica (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 2º). Antes de adotá-la como padrão, confira se o arquivo assinado permite validar a autoria e a integridade e se todos os signatários conseguem usá-la.

Por quanto tempo devo guardar o contrato e o relatório? Pelo menos enquanto durar o contrato e os prazos para cobrar ou ser cobrado depois dele. Como esses prazos variam conforme o tipo de obrigação, o mais prudente é manter um arquivo digital permanente dos contratos relevantes.

Próximo passo

Para ver em poucos minutos onde estão os pontos de atenção da sua empresa, inclusive na forma de assinar e guardar contratos, faça o Diagnóstico de Risco Jurídico. Se o objetivo é padronizar seus modelos com cláusula de aceite eletrônico e regras de execução, a solução Contrato Sob Medida organiza a revisão com escopo e prazo definidos. Para revisar o conteúdo do contrato em si, veja Contrato de prestação de serviços: cláusulas essenciais, Acordo de confidencialidade (NDA) e a área de Jurídico para Empresas.

Fontes

• Código Civil (Lei 10.406/2002), arts. 107 e 108 (texto atualizado, Câmara dos Deputados).
• Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10, §§ 1º e 2º.
• Lei 14.063/2020, arts. 2º e 4º.
• Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015), art. 784, III e § 4º (incluído pela Lei 14.620/2023).

Conteúdo informativo. Não substitui consulta a um advogado.