Due diligence de fornecedores e parceiros: como fazer

Due diligence de fornecedores é a checagem que sua empresa faz antes de contratar um terceiro: quem ele é, quem está por trás dele, se está em dia e se consegue cumprir o que promete. A intensidade deve ser proporcional ao risco: um fornecedor de material de escritório pede pouco; quem terceiriza mão de obra, trata dados dos seus clientes ou fala com o poder público em seu nome pede muito mais. O que for encontrado precisa virar cláusula no contrato e ser revisto ao longo da relação.

Onde está o risco

Terceirizar uma tarefa não tira da sua empresa toda a responsabilidade por ela. A lei liga o contratante ao contratado em vários pontos:

• Na terceirização de serviços, a empresa contratante responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas do período em que o serviço foi prestado. Se o fornecedor não pagar os empregados, a cobrança pode chegar até você.
• Quem trata dados pessoais em seu nome é, pela LGPD, um operador. Se ele causar dano por descumprir a lei ou suas instruções, responde junto com você, e o titular pode cobrar de ambos.
• Na relação de consumo, quem forneceu o produto ou serviço responde de forma solidária pelos atos de prepostos e representantes autônomos. Para o cliente final, o erro do parceiro é erro da sua marca.
• Na Lei Anticorrupção, a pessoa jurídica responde de forma objetiva por atos lesivos praticados em seu interesse ou benefício, e isso inclui situações em que um terceiro age por ela. A existência de mecanismos de integridade é levada em conta na aplicação das sanções.

Como funciona a checagem proporcional ao risco

A regra prática é simples: quanto mais o fornecedor pode afetar sua operação, seus dados, seus empregados ou sua reputação, mais fundo vai a checagem.

• Criticidade. O quanto sua operação para se o fornecedor falhar. Fornecedor único de insumo essencial é crítico, mesmo que o contrato seja pequeno.
• Acesso. Se ele terá acesso a dados pessoais, sistemas, instalações ou dinheiro de clientes.
• Mão de obra. Se trabalhadores dele vão atuar dentro da sua empresa ou exclusivamente para você.
• Interface pública. Se ele vai representar sua empresa perante órgãos públicos, licitações ou fiscalizações.
• Reputação. Se um problema dele (trabalho irregular, dano ambiental, fraude) seria associado à sua marca.
• Monitoramento. A checagem não acaba na assinatura. Certidões vencem, sócios mudam e empresas entram em cadastros de sanções depois de contratadas.

Passo a passo da due diligence de fornecedores

1. Classifique o fornecedor em baixo, médio ou alto risco com base nos critérios acima, antes de pedir qualquer documento. Isso evita exigir demais de quem é simples e de menos de quem é crítico.
2. Confirme a identidade da empresa: CNPJ ativo, atividade compatível com o serviço, endereço real, contrato social atualizado e quem assina por ela.
3. Identifique quem está por trás: sócios, administradores e, quando houver holding, quem controla de fato. Pesquise se os sócios aparecem em outras empresas encerradas de forma irregular ou em processos relevantes.
4. Levante certidões e processos: débitos federais, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT, válida por 180 dias), FGTS, protestos e ações cíveis e trabalhistas nos tribunais onde ele atua. O ponto não é exigir certidão "limpa", e sim entender o volume e a natureza do que aparece.
5. Consulte cadastros públicos de sanções: o Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP) e o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), previstos na Lei Anticorrupção, e o cadastro de empregadores que submeteram trabalhadores a condições análogas à de escravo, divulgado pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
6. Aprofunde nos temas do risco: se terceiriza mão de obra, confira capital social compatível com o número de empregados e registro na Junta Comercial; se trata dados, peça a descrição das medidas de segurança e de quem mais terá acesso aos dados; se representa sua empresa perante o poder público, peça a política de integridade dele.
7. Registre a decisão: guarde o que foi consultado, a data, o que foi encontrado e por que a contratação foi aprovada, com ou sem condições. Esse registro mostra diligência se houver questionamento.
8. Leve o resultado para o contrato e defina quando a checagem será refeita (por exemplo, a cada renovação ou a cada 12 meses para fornecedores de alto risco).

Tabela de decisão: o que checar em cada nível

Quais cláusulas transformam a checagem em proteção

A checagem mostra o risco; o contrato distribui esse risco (a base está nas cláusulas essenciais do contrato de prestação de serviços). A lei civil presume que contratos empresariais são paritários e manda respeitar a alocação de riscos definida pelas partes, por isso vale escrever com cuidado:

• Declarações do fornecedor sobre regularidade fiscal, trabalhista e ausência de sanções, com dever de avisar se isso mudar.
• Comprovação periódica de pagamento de salários, encargos e tributos dos trabalhadores alocados, com possibilidade de reter pagamentos se não houver comprovação.
• Dados pessoais: instruções de tratamento, medidas de segurança, prazo para avisar incidentes, regras para subcontratar e devolução ou eliminação dos dados no fim.
• Integridade: compromisso de não praticar atos lesivos à administração pública e de cumprir a política de conduta da sua empresa.
• Auditoria e informação: direito de pedir documentos e de verificar o cumprimento, com acordo de confidencialidade quando a checagem envolver informações sensíveis.
• Saída: rescisão por descumprimento das obrigações acima e transição organizada do serviço.

Se o tema for terceirização ou contratação de pessoas como PJ, leia também Contratar como PJ: onde está o risco. Para o lado dos dados, o artigo LGPD em pequenas empresas: por onde começar ajuda a organizar o básico.

Erros comuns

• Aplicar o mesmo formulário para todos. Custa caro porque trava a compra simples e deixa passar o fornecedor crítico. Evite com a classificação de risco do passo 1.
• Olhar só o CNPJ. Um CNPJ ativo não mostra dívidas trabalhistas, sanções nem quem controla a empresa. Inclua sócios, certidões e cadastros públicos.
• Checar e não registrar. Sem registro, a empresa não consegue mostrar que agiu com cuidado. Guarde data, fonte e conclusão de cada consulta.
• Achar o problema e não ajustar o contrato. A informação perde valor se não virar cláusula de comprovação, retenção ou rescisão.
• Esquecer da renovação. Certidões vencem e a situação do fornecedor muda. Defina a periodicidade conforme o risco.
• Deixar a subcontratação livre. O fornecedor checado pode repassar o serviço a outro que ninguém conhece. Exija aprovação prévia.

Checklist

Perguntas frequentes

Due diligence de fornecedores é obrigatória por lei? Não existe uma lei geral que obrigue toda empresa a fazer due diligence de fornecedores, salvo em setores regulados que tenham regras próprias. Mas a lei liga o contratante ao contratado em temas trabalhistas, de dados, de consumo e de corrupção, e a Lei Anticorrupção considera os mecanismos de integridade na aplicação de sanções. Na prática, a checagem é a forma de reduzir esses riscos e de mostrar cuidado.

Quais documentos pedir a um fornecedor? Para todos: CNPJ, contrato social atualizado e documento de quem assina. Para médio e alto risco: certidões fiscais e trabalhistas, protestos e processos. Para alto risco, acrescente informações sobre sócios e controladores, capital social, medidas de segurança da informação e política de integridade.

Certidão positiva impede a contratação? Não necessariamente. Uma certidão positiva pede análise: qual é a dívida, quanto representa, se está sendo discutida ou parcelada. A decisão pode ser contratar com condições, como comprovação periódica ou retenção de pagamentos.

De quanto em quanto tempo refazer a checagem? Depende do risco. Para fornecedores críticos, uma revisão anual ou a cada renovação é um ponto de partida razoável; a CNDT, por exemplo, vale 180 dias. Para fornecedores de baixo risco, a checagem na contratação costuma ser suficiente.

A cláusula de responsabilidade do fornecedor resolve tudo? Não. Ela permite cobrar do fornecedor depois, mas não impede que a sua empresa seja acionada primeiro por empregados, titulares de dados ou consumidores. Por isso a checagem prévia e o acompanhamento contam tanto quanto o contrato.

Próximo passo

Para ver em poucos minutos onde estão os pontos de atenção da sua empresa, inclusive na relação com terceiros, faça o Diagnóstico de Risco Jurídico. Se o objetivo é levar a checagem para dentro dos contratos com fornecedores críticos, o Contrato Sob Medida organiza as cláusulas de comprovação, dados e integridade com escopo definido. Quando a checagem é do outro lado da mesa, numa compra de empresa, veja O que o comprador pede numa due diligence e a área de Due Diligence.

Fontes

• Lei 6.019/1974, arts. 4º-A, 4º-B e 5º-A, § 5º (terceirização e responsabilidade subsidiária da contratante).
• Lei 13.709/2018 (LGPD), arts. 5º, VII, 39 e 42, § 1º, I.
• Lei 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor), arts. 7º, parágrafo único, 25, § 1º, e 34.
• Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), arts. 2º, 7º, VIII, 22 e 23.
• Decreto-Lei 5.452/1943 (CLT), art. 642-A (CNDT e validade de 180 dias).
• Código Civil, art. 421-A, II (alocação de riscos nos contratos empresariais).
• Ministério do Trabalho e Emprego, página de combate ao trabalho análogo ao de escravo (Cadastro de Empregadores).

Conteúdo informativo. Não substitui consulta a um advogado.